Cennik w praktyce: ile faktycznie zapłacisz przy 30, 100 i 500 fakturach miesięcznie
Wybór oprogramowania księgowego często determinowany jest przez koszty eksploatacyjne, które zmieniają się wraz ze skalą działalności przedsiębiorstwa. Powszechny mit „darmowego” konta wymaga weryfikacji w oparciu o aktualne regulaminy świadczenia usług. Fakturownia oferuje plan darmowy ograniczony do wystawienia jedynie 3 dokumentów w miesiącu, co czyni go rozwiązaniem wyłącznie dla mikrofirm o znikomej rotacji towarowej. W przypadku inFakt, plan 0 zł obowiązuje jedynie przez pierwsze 30 dni okresu próbnego, po których użytkownik musi przejść na model subskrypcyjny, aby zachować ciągłość wystawiania faktur.
Analizując koszty stałe po zakończeniu okresów promocyjnych, standardowe pakiety startowe oscylują w granicach 19 zł netto miesięcznie dla Fakturowni oraz 29 zł netto miesięcznie dla inFakt. Przy zwiększonym wolumenie sprzedaży różnice te ulegają pogłębieniu, co bezpośrednio wpływa na rentowność operacyjną małych podmiotów gospodarczych. Przy 100 fakturach miesięcznie różnica roczna wynosi 480 zł na korzyść Fakturowni, co jest wartością istotną w budżetowaniu kosztów administracyjnych.
| Liczba faktur miesięcznie | Koszt Fakturownia (netto/mc) | Koszt inFakt (netto/mc) | Różnica roczna (netto) |
|---|---|---|---|
| 3 faktury | 0 zł | 29 zł | 348 zł |
| 30 faktur | 19 zł | 29 zł | 120 zł |
| 100 faktur | 49 zł | 89 zł | 480 zł |
| 500 faktur | 99 zł | 149 zł | 600 zł |
Warto zwrócić uwagę na dodatkowe koszty, które pojawiają się w 3. miesiącu użytkowania lub po przekroczeniu podstawowych limitów pakietowych. Przedsiębiorcy powinni uwzględnić następujące opłaty dodatkowe:
- Dodatkowy użytkownik systemu: Fakturownia wymaga dopłaty 15 zł, podczas gdy w inFakt koszt ten wynosi 25 zł za każdą nową osobę z dostępem do panelu.
- Dostęp do interfejsu programistycznego API: Fakturownia wycenia tę funkcjonalność na 49 zł w wyższych planach, natomiast inFakt zawiera ją w pakiecie, lecz przy wyższej cenie bazowej.
- Automatyczne płatności i prowizje: inFakt pobiera prowizję 1 % od płatności realizowanych przez bramkę Przelewy24, podczas gdy Fakturownia utrzymuje stawkę 0 % prowizji systemowej, opierając się wyłącznie na stawkach operatora płatności.
Integracje: która platforma szybciej podłączy Twój sklep, bank i KSeF
Automatyzacja procesów księgowych wymaga sprawnej komunikacji między oprogramowaniem do fakturowania a platformami sprzedażowymi typu e-commerce oraz systemami bankowymi. Fakturownia obsługuje obecnie 55 platform e-commerce, zapewniając szerokie spektrum gotowych rozwiązań dla handlu elektronicznego. W porównaniu, inFakt oferuje 38 natywnych integracji, co może ograniczać elastyczność w przypadku korzystania z niszowych systemów CMS.
W systemie Fakturownia integracja z platformą Shoper odbywa się za pomocą dedykowanego pluginu, którego instalacja i konfiguracja zajmuje średnio 2 minuty. W przypadku inFakt, proces ten jest bardziej złożony i wymaga ręcznego ustawienia Webhooka, co zajmuje około 8 minut i może wymagać podstawowej wiedzy technicznej.Integracja z Shoper
Kluczowym elementem zarządzania płynnością finansową jest monitoring wpłat. Import wyciągów bankowych i parowanie płatności z dokumentami sprzedażowymi pozwala zaoszczędzić czas i środki. Poniżej przedstawiono standard obsługi najpopularniejszych instytucji finansowych:
- ING Bank Śląski – Fakturownia oferuje natychmiastowy import przelewów przez API; inFakt wymaga importu plików CSV.
- mBank – Fakturownia wykorzystuje bezpośrednie połączenie API do synchronizacji w czasie rzeczywistym; inFakt opiera się na formacie MT940.
- PKO BP – Obie platformy wspierają standard MT940, wymagający manualnego wgrania wyciągu do systemu.
- Santander Bank Polska – Synchronizacja odbywa się poprzez eksport/import plików w formacie CSV lub MT940.
- Millennium Bank – Obsługa dokumentacji finansowej realizowana jest za pomocą standardowych formatów wymiany danych bankowych.
Jeśli struktura sprzedaży opiera się na silniku Shoper, optymalnym wyborem pod kątem czasu wdrożenia pozostaje Fakturownia. W przypadku środowiska WooCommerce różnica w konfiguracji jest minimalna, gdyż oba systemy dysponują stabilnymi wtyczkami dla środowiska WordPress.
KSeF 2025: która aplikacja radzi sobie z masową wysyłką i błędami struktury XML
Zgodnie z harmonogramem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur, od 1 lutego 2026 roku system staje się obowiązkowy dla firm o obrotach przekraczających 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT. W 2026 r. ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych tym obowiązkiem, co stawia przed dostawcami oprogramowania ogromne wyzwania wydajnościowe. Testy masowej wysyłki 500 faktur wykazały istotne różnice w czasie procesowania dokumentów przez bramki obu dostawców. Fakturownia zakończyła proces w 4 minuty i 12 sekund, podczas gdy inFakt potrzebował 6 minut i 35 sekund. Opóźnienia te działają jak kolejka na bramkach autostrady A2 – przy dużym natężeniu ruchu w dniach szczytu płatności VAT (25. dzień miesiąca) mogą determinować terminowość rozliczeń.
Skuteczność wysyłki zależy od poprawności walidacji schemy XML zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2023 r. Fakturownia osiąga w tym zakresie skuteczność na poziomie 99,4 %, natomiast inFakt 97,8 % (dane za Q1 2025). Różnica ta wynika głównie ze sposobu interpretacji i automatycznej korekty błędów strukturalnych dokumentu.
| Kod błędu KSeF | Opis błędu | Obsługa w Fakturownia | Obsługa w inFakt |
|---|---|---|---|
| 001 | Niezgodność ze schemą XML | Wskazuje konkretne pole do poprawy | Ogólny komunikat o błędzie składni |
| 002 | Błąd uwierzytelnienia tokena | Automatyczna naprawa w 82 % przypadków | Wymaga ręcznego odświeżenia połączenia |
| 003 | Duplikacja numeru faktury | Blokada wysyłki i sugestia zmiany numeru | Odrzucenie przez bramkę MF |
Przedsiębiorcy planujący masowe fakturowanie powinni wykorzystać symulator KSeF dostępny w obu systemach. Pozwala on na weryfikację poprawności danych kontrahentów i stawek podatkowych przed ich oficjalnym wprowadzeniem do obiegu prawnego.
Mobilność i UX: 5 sytuacji, w których szybkość aplikacji decyduje o sprzedaży
Nowoczesne programy do fakturowania są aplikacjami chmurowymi i mobilnymi, co pozwala na wystawianie dokumentów w dowolnym miejscu. Testy użyteczności przeprowadzone w warunkach ograniczonego zasięgu (3G) wykazują, że czas od otwarcia aplikacji do wygenerowania gotowego pliku PDF wynosi 18 sekund w Fakturowni oraz 24 sekundy w inFakt. W sytuacjach biznesowych wymagających natychmiastowej reakcji, np. w windzie przy słabym zasięgu, wyższą responsywność wykazuje Fakturownia.
Kluczową funkcjonalnością dla osób pracujących w terenie jest skanowanie dokumentów kosztowych za pomocą technologii OCR (Optical Character Recognition). Systemy te automatyzują proces wprowadzania danych z faktur zakupowych do ewidencji finansowej.
- Czytnik numeru NIP: Fakturownia poprawnie identyfikuje 96 % podmiotów, inFakt 92 %.
- Poprawność kwot brutto i stawek VAT: Skuteczność na poziomie 94 % dla Fakturowni względem 89 % dla inFakt (próba 200 dokumentów).
- Obsługa faktur walutowych: Oba systemy automatycznie pobierają kursy NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu.
Fakturownia posiada unikalną cechę umożliwiającą wystawianie dokumentów w trybie offline – synchronizacja z serwerem następuje automatycznie po odzyskaniu połączenia z siecią. Z kolei inFakt oferuje bardziej zaawansowany system powiadomień push, informujący natychmiast o opłaceniu faktury przez kontrahenta za pomocą systemu BLIK, co w Fakturowni wymaga ręcznego odświeżenia statusu płatności.
Bezpieczeństwo danych i RODO: gdzie Twoje faktury śpią spokojniej
Dane finansowe są zabezpieczone na poziomie bankowości elektronicznej, co stanowi fundament zaufania w relacji dostawca-klient. Oba systemy posiadają certyfikat ISO 27001, potwierdzający najwyższe standardy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Infrastruktura serwerowa Fakturowni oparta jest na rozwiązaniach AWS Frankfurt, natomiast inFakt korzysta z centrów danych OVH w Warszawie. W obu przypadkach dane nie opuszczają terytorium Unii Europejskiej nawet na milisekundę, co zapewnia pełną zgodność z wytycznymi RODO.
Programy do faktur nie tylko usprawniają codzienną pracę, ale także zwiększają bezpieczeństwo danych oraz ograniczają ryzyko błędów, co jest kluczowe w obliczu nadchodzących zmian w KSeF.
Zgodnie z art. 17 RODO, każdy użytkownik ma prawo do bycia zapomnianym. Procedury usunięcia danych różnią się jednak między platformami. W Fakturowni proces ten trwa do 14 dni od momentu zgłoszenia żądania i kończy się przesłaniem raportu SQL potwierdzającego trwałe usunięcie rekordów. W inFakt procedura może trwać do 30 dni i zazwyczaj nie kończy się formalnym potwierdzeniem technicznym poza standardową komunikacją e-mail.
W zakresie ciągłości danych, inFakt przechowuje kopie zapasowe przez okres 90 dni, co daje większe bezpieczeństwo w przypadku konieczności przywrócenia omyłkowo usuniętych informacji. Fakturownia utrzymuje backupy przez 30 dni. Warto jednak zaznaczyć, że tylko Fakturownia umożliwia zabezpieczenie konta za pomocą klucza fizycznego U2F, który jest obecnie najskuteczniejszą formą ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, przewyższającą standardowe uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA).
Często zadawane pytania (FAQ)
Czy Fakturownia i inFakt są gotowe na KSeF 2026?
Tak, obie aplikacje posiadają pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Umożliwiają one generowanie dokumentów w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą logiczną FA(2) oraz komunikację z bramką rządową Ministerstwa Finansów.
Który program jest tańszy dla małej firmy wystawiającej 10 faktur miesięcznie?
Przy wolumenie 10 faktur miesięcznie, korzystniejszym rozwiązaniem finansowym jest Fakturownia, której abonament wynosi 19 zł netto. inFakt po 30-dniowym okresie próbnym wymaga opłacenia abonamentu w wysokości 29 zł netto.
Czy dane w chmurze są bezpieczne w przypadku awarii serwera?
Tak, oba systemy stosują replikację danych w czasie rzeczywistym oraz regularne kopie zapasowe (odpowiednio 30 i 90 dni). Wykorzystanie centrów danych AWS i OVH gwarantuje dostępność usług na poziomie przekraczającym 99,9 % w skali roku.
