Refakturowanie kosztów w KSeF – jak to zrobić zgodnie z przepisami?

Kiedy koszt można refakturować, a kiedy jest to tylko „obciążenie własne"

Prawidłowe odróżnienie refakturowania od świadczenia kompleksowego ma kluczowe znaczenie dla ustalenia właściwej stawki podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o podatku VAT z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361), w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że refakturowanie kosztów w KSeF jest traktowane jako odrębna czynność podlegająca opodatkowaniu, o ile nie stanowi ona elementu składowego usługi głównej.

Warto podkreślić, że prawo kwalifikuje refakturowanie jako odrębne świadczenie tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie trzy przesłanki: umowa wyraźnie przewiduje rozliczenie kosztów, nie stanowią one elementu wynagrodzenia głównego oraz nie jest to usługa pomocnicza. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 13 sierpnia 2018 r. (0114-KDIP2-2.4010.257.2018.1.SO) wskazał, że jeżeli koszty dodatkowe nie stanowią elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia, a umowa z kontrahentem wyraźnie umożliwia przeniesienie kosztów na rzeczywistego nabywcę, to można zastosować refakturę. Uznaniowe „rozliczenie kosztów" bez podstawy umownej może zostać zakwalifikowane przez organy podatkowe jako ukryta podwyżka ceny głównej usługi.

Przykłady z praktyki gospodarczej ilustrujące możliwość zastosowania refakturowania obejmują m.in.:

• Właściciel biurowca rozlicza energię elektryczną według wskazań podlicznika najemcy – możliwe jest refakturowanie kosztów mediów przy zachowaniu stawki 23% VAT.
• Kancelaria prawna przekazuje klientowi poniesione opłaty sądowe – refakturowanie jest dopuszczalne pod warunkiem, że opłaty te nie zostały uwzględnione w wynagrodzeniu ryczałtowym za prowadzenie sprawy.
• Firma transportowa przenosi koszty parkingowe na zleceniodawcę, o ile umowa przewiduje zwrot kosztów dodatkowych poza stawką za kilometr.

Brak marży i ta sama stawka VAT to warunki sine qua non refakturowania w rozumieniu przepisów podatkowych. Do usług pomocniczych stosuje się natomiast takie same zasady opodatkowania jak dla usług głównych, co oznacza, że jeśli koszty dodatkowe tworzą z usługą główną jedno nierozerwalne świadczenie, muszą dzielić jej los prawnopodatkowy. W związku z tym zaleca się, aby podmioty gospodarcze zawarły w umowach aneks z paragrafem: „Koszty ponoszone przez Usługodawcę na rzecz Zamawiającego będą rozliczane odrębną fakturą bez marży".

Refakturowanie w KSeF krok po kroku – struktura FA(3), terminy i błędy

Od 1 lutego 2026 r. wystawianie dokumentów przenoszących koszty wymaga zastosowania wyłącznie struktury FA(3). Faktura ustrukturyzowana nie jest tożsamym pojęciem z fakturą elektroniczną – zyskuje ona moc prawną dopiero w momencie przesłania i rejestracji w systemie Ministerstwa Finansów, który przydziela jej unikatowy numer identyfikacyjny KSeF. Dla faktur ustrukturyzowanych uznaje się je za wystawione w dniu przesłania do systemu teleinformatycznego.

Prawidłowe wypełnienie pól obowiązkowych w schemie FA(3) przy refakturowaniu wymaga zachowania następujących zasad:

1. Pole P_1: Należy wpisać datę wystawienia, która zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora KIS jest datą w polu P_1, a nie datą technicznego wytworzenia pliku.
2. Pole P_2: Numer faktury z własnej serii, np. „REF/12/2026".
3. Pola P_7: Opis świadczenia musi być precyzyjny, np. „Refaktura energii elektrycznej – koszt bez marży, faktura pierw. ABC/1/2026".
4. Pola P_13–P_15: Wpisuje się odpowiednio wartość netto z faktury pierwotnej, stawkę VAT oraz kwotę podatku.
5. Pole P_23 (DodatkoweInformacje): Należy dodać adnotację „REFAKTURA – BRAK MARŻY".

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturę należy wysłać do KSeF najpóźniej 7. dnia od daty powstania obowiązku podatkowego określonej w polu P_1. Opóźnienie w tym zakresie powyżej 7 dni grozi dotkliwą sankcją finansową w wysokości do 5% kwoty podatku wykazanego na fakturze (art. 112c Ordynacji podatkowej). W przypadku wystąpienia różnic w odczytach mediów po wystawieniu dokumentu, konieczne jest wygenerowanie faktury korygującej w strukturze FA(3)KOR, bez względu na to, czy dokument korygowany miał formę papierową, czy ustrukturyzowaną.

Data wystawienia faktury w KSeF to data w polu P_1, a nie data wytworzenia faktury w systemie. To również data powstania obowiązku podatkowego, gdy data na fakturze jest równa dacie dostawy.

Refakturowanie mediów i energii – VAT, akcyza, koncesja URE

Refakturowanie energii elektrycznej, gazu, wody i ciepła na najemców budzi szczególne wątpliwości w kontekście przepisów o akcyzie oraz wymogów koncesyjnych Urzędu Regulacji Energetyki (URE). Aby proces ten nie został uznany za nieuprawnioną odsprzedaż energii wymagającą koncesji, muszą zostać spełnione trzy warunki: umowa najmu musi zawierać klauzulę o „niewłaściwym odbiorcy", na fakturze musi widnieć dokładna kwota z rachunku pierwotnego, a podmiot refakturujący nie może doliczać prowizji za zarządzanie. Potwierdza to interpretacja KIS z 11 października 2023 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.511.2023.1.MK).

Kwestia podatku akcyzowego jest kluczowa dla bezpieczeństwa podatkowego. Akcyza od energii elektrycznej w 2025 r. wynosi 20 zł/MWh (Dz. U. 2024 r. poz. 1230). Jeżeli urząd uzna czynność za odsprzedaż energii, podmiot refakturujący staje się podatnikiem akcyzy. Przyjmuje się jednak logikę, że brak marży oznacza brak transferu własności w sensie ekonomicznym, co eliminuje obowiązek naliczania akcyzy. Przykładowo, jeśli faktura pierwotna opiewa na 15 000 zł netto i 3 450 zł VAT, refaktura musi być identyczna, aby uniknąć ryzyka uznania jej za odsprzedaż handlową.

Błędy, które kosztują – 5 najczęstszych pomyłek w refakturowaniu

Błędy w raportowaniu refaktur w systemie KSeF mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym braku możliwości odliczenia VAT przez nabywcę oraz wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów (KUP). Analiza błędów w JPK_V7M wskazuje na pięć najczęstszych pomyłek:

1. Zastosowanie zwolnienia z VAT przysługującego pierwotnemu dostawcy (np. usługi pocztowe) bez uprawnienia własnego – skutkuje to zaniżeniem zobowiązania podatkowego.
2. Brak oznaczenia „REFAKTURA" w polu dodatkowym P_23, co utrudnia identyfikację charakteru transakcji podczas kontroli skarbowej.
3. Doliczenie nawet minimalnej prowizji przy jednoczesnym zachowaniu nazwy „refaktura" – powoduje to zmianę kwalifikacji na odsprzedaż i ryzyko sankcji za brak koncesji lub akcyzy.
4. Opóźnienie wysyłki do KSeF powyżej 7 dni – skutkuje sankcją administracyjną w wysokości 5% podstawy opodatkowania.
5. Próba wystawienia faktury korygującej w nieaktualnej strukturze FA(2) po 1 lutego 2026 r. – system odrzuci taki dokument ze statusem REJ/400.

W celu minimalizacji ryzyka błędów, księgowi powinni stosować tabelę kontrolną przed ostateczną wysyłką dokumentu do systemu Ministerstwa Finansów:

Nadużywanie refakturowania jako formy ukrytej podwyżki ceny bywa kwalifikowane jako czyn nieuczciwej konkurencji zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dlatego też niezbędne jest wprowadzenie wewnętrznego workflow: przygotowanie szkicu faktury, weryfikacja zgodności z dokumentem źródłowym przez drugiego pracownika, a następnie autoryzacja i natychmiastowa wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur.